Guía de Despacho Aduanero: Pasos, Documentos y Costos

En el proceso de importación y exportación, el despacho aduanero es algo que no puedes saltarte. Puede parecer un poco complicado, así que en este artículo te explicaré de forma sencilla qué documentos necesitas, los pasos principales y cuánto suele costar.

¿Qué Es el Despacho Aduanero?

El despacho aduanero es el proceso que deben seguir tus mercancías al entrar o salir de un país. Incluye la declaración, el pago de impuestos y la inspección. En pocas palabras, antes de que la aduana libere tu envío, necesita confirmar qué tipo de productos son, de dónde vienen, cuánto valen y si todos los impuestos y aranceles han sido pagados.

Existen dos tipos de despacho aduanero: de importación y de exportación. El objetivo principal es asegurar que todo sea legal y seguro, además de permitir al gobierno recaudar impuestos, que son una fuente clave para financiar servicios públicos e infraestructura.

¿Qué Documentación Aduanera se Necesita para el Despacho?

Declaración de Aduanas

Es el formulario que tú o tu agente aduanal presentan ante la aduana. Incluye información clave como los datos del producto, el código HS, la categoría arancelaria, el valor y el país de origen. La aduana usa esta información para calcular los impuestos de importación y decidir si tu envío necesita inspección. Todos los datos deben coincidir exactamente con la factura y la lista de empaque.

Factura Comercial

La emite el vendedor e incluye el nombre del producto, especificaciones, cantidad, precio unitario, monto total, además de la información del comprador y del vendedor, y los términos comerciales usados (como FOB o DDP). Es el documento principal que la aduana utiliza para calcular los impuestos de importación, así que asegúrate de que todos los datos sean correctos.

Lista de Empaque

Este documento muestra cómo están embaladas las mercancías, incluyendo el número de cajas, el peso bruto, el peso neto y el volumen. Sirve para que la aduana verifique el envío. Asegúrate de que todos los datos coincidan con la factura, ya que cualquier diferencia puede causar retrasos o costos adicionales durante el despacho.

Conocimiento de Embarque (B/L)

Lo emite la naviera y es un documento clave que demuestra la propiedad de la mercancía. Incluye información como el nombre del transportista, la descripción del producto, la cantidad, el volumen y la fecha de carga. Durante el despacho de importación, necesitas el BL para poder retirar tu carga del puerto.

Certificado de Origen

Este documento confirma dónde se fabricaron o procesaron los productos. La aduana lo utiliza para determinar si tu envío puede acceder a reducciones arancelarias. Por ejemplo, bajo los acuerdos de libre comercio entre China y países como Chile o Perú, muchos productos pueden disfrutar de aranceles más bajos o incluso cero si se presenta un Certificado de Origen válido.

Contrato

Este documento confirma todos los detalles de la transacción entre el comprador y el vendedor, incluyendo las especificaciones del producto, las condiciones de pago y los términos de entrega. No todos los países de Latinoamérica lo exigen para el despacho aduanero, pero suele ser necesario en envíos de alto valor o en categorías sensibles como maquinaria y productos electrónicos.

Certificaciones Especiales

Muchos países de Latinoamérica exigen certificaciones locales para ciertos tipos de importaciones, especialmente electrónicos y juguetes.

Electrónicos: México requiere NOM, Brasil exige INMETRO y Argentina utiliza IRAM.
Juguetes: Deben pasar pruebas de seguridad locales, como la NOM-015 en México o INMETRO en Brasil.

Cada país tiene sus propias normas, así que lo mejor es consultar con tu agente aduanal local. Si tus productos no cumplen con los requisitos de certificación, la aduana puede negarse a liberar la mercancía.

¿Cómo Es el Proceso de Despacho de Aduana? (Guía Paso a Paso)

Aunque cada país tiene su propio procedimiento aduanero, los pasos generales suelen ser muy parecidos. Por ejemplo, si estás importando desde China a México, el proceso normalmente se ve así:

Paso 1: Prepara tus documentos

Antes de que la mercancía salga de China, asegúrate de tener todos los documentos clave listos: Factura Comercial, Lista de Empaque, Conocimiento de Embarque, Declaración Aduanera y las certificaciones necesarias. Todos los datos deben coincidir perfectamente; de lo contrario, la aduana mexicana podría retener tu envío automáticamente.

Paso 2: Presenta la declaración aduanera

Cuando tu mercancía llegue al puerto, tu agente aduanal presentará la declaración en línea a través del sistema del SAT, dando inicio oficialmente al proceso de despacho. Si la declaración no se presenta dentro de los 5 días, podrías tener que pagar cargos por demora o almacenamiento.

Paso 3: Revisión e inspección aduanera

Los oficiales de aduana primero revisarán que todos tus documentos (factura, lista de empaque, conocimiento de embarque y código HS) coincidan correctamente. Luego, el sistema asigna de forma aleatoria una “luz verde” o “luz roja”:

En México, las inspecciones son bastante comunes, especialmente en productos electrónicos, juguetes y maquinaria.

Paso 4: Paga los impuestos de importación

Una vez aprobado todo, tu agente aduanal pagará los aranceles de importación y el IVA (generalmente del 16%) según corresponda. Si estás importando alcohol, tabaco u otros productos regulados, también deberás cubrir el IEPS (Impuesto Especial).

Paso 5: Liberación y entrega de la carga

Después de pagar los impuestos y recibir la autorización final de la aduana, tu agente de carga puede recoger la mercancía y trasladarla del puerto a tu almacén.

¿Cuánto Cuesta y Cuánto Tarda el Despacho Aduanero?

Impuestos y Aranceles

Las tasas de importación varían según el país, pero la mayoría de los países latinoamericanos cobran tanto aranceles de importación como impuesto al valor agregado (IVA). Aquí tienes un resumen rápido de algunos de los principales:

País	Arancel de Importación	IVA
México	5%–20% (alrededor de 15% para electrónicos)	16%
Chile	La mayoría de los productos al 6%	19%
Perú	6%–11% en productos generales	18%

Chile es conocido por su proceso aduanero transparente y eficiente, lo que lo convierte en uno de los países más favorables para importar en Latinoamérica.

Costos Adicionales

Honorarios del Agente Aduanal: Es el pago que haces a tu agente aduanal por encargarse de la declaración, comunicarse con la aduana y presentar los documentos. El costo suele variar según el valor del envío, el tipo de producto y la complejidad del despacho.
Gastos de Documentación y del Puerto: Incluyen el manejo de documentos, la carga y descarga en la terminal y las tarifas de operación portuaria. A veces, la aduana también puede cobrar por inspección o cuarentena, según el tipo de producto (alimentos o cosméticos) y si tu envío fue seleccionado para revisión. Los costos varían según el puerto, así que lo mejor es confirmarlos con tu agente de carga con anticipación.
Costo de Almacenaje: Si tu mercancía permanece en el puerto por falta de documentos o errores en la información, se te cobrarán tarifas de almacenaje. Por lo general, los primeros días son gratuitos y luego se aplican cargos diarios según el volumen de la carga o el tamaño del contenedor.

Tiempo de Despacho

Si todos los documentos están completos y correctos, el despacho aduanero suele tomar entre 1 y 3 días. Pero si hay errores o tu envío es seleccionado para inspección, el proceso puede extenderse a 7–10 días o incluso más. Por eso es tan importante preparar la documentación con tiempo y revisar cada detalle.

¿Qué Deben Tener en Cuenta los Compradores de Latinoamérica en el Despacho Aduanero?

En la mayoría de los países de Latinoamérica, solo los agentes aduanales autorizados pueden ingresar al sistema y presentar las declaraciones ante la aduana. Los importadores o compradores comunes no tienen acceso directo. Por eso, trabajar con un agente aduanal no es opcional, es obligatorio.

La velocidad del despacho también varía según el país. Por ejemplo, el puerto de Santos en Brasil suele estar muy congestionado y el despacho puede tardar más de 7 días. A veces incluso necesitas una cita solo para presentar la declaración. En México (Manzanillo y Veracruz), casi no hay personal disponible durante fines de semana o feriados, lo que retrasa mucho la liberación de la carga.

Lo más recomendable es pedirle a tu agente aduanal que presente la declaración con anticipación. En países como México y Chile, puedes enviar los documentos 24–48 horas antes de que llegue el buque, para que el despacho empiece en cuanto la carga arribe al puerto.

También trata de evitar los largos feriados en Latinoamérica: la temporada navideña (noviembre–diciembre), la Semana Santa y el cierre contable en enero. Lo mejor es enviar tu carga 2–3 semanas antes o esperar a que terminen las fiestas para despachar.

Para los importadores nuevos, elegir DDP (Entregado con Derechos Pagados) es una opción mucho más sencilla. El proceso aduanero en Latinoamérica es bastante complejo y el sistema clasifica a los importadores según su historial.

Si es tu primera importación, manejar el despacho por tu cuenta puede hacer que tu envío caiga en el canal rojo, lo que implica inspección manual, más tiempo de espera y mayores costos portuarios. Con DDP, tu proveedor o agente de compras se encarga de todo el proceso aduanal y de la entrega directa a tu puerta, ahorrándote muchos problemas.

¿Cómo Puede Ayudarte JingImporta?

JingImporta es un agente de compras en China que ofrece un servicio integral de importación para compradores de Latinoamérica: desde el muestreo y el seguimiento de producción hasta la inspección previa al envío y el despacho aduanero. Nos aseguramos de que tus productos lleguen seguros a tu almacén.

Si tienes dudas sobre el despacho aduanero, contáctanos en cualquier momento. Podemos ofrecerte el servicio DDP, que lleva la mercancía directamente hasta tu puerta, haciendo que importar sea mucho más fácil.